Funkce aplikace
Aplikace umožňuje jak jednoduché použití pouze pro ovládání datových schránek, tak i plnohodnotné vedení DMS (document management systemu) tzv.
spisové služby dle platného zákona číslo 499/2004 Sb. "O archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů".
Datové schránky
Aplikace plně podporuje práci s datovými schránkami. Příjem a odesílání zpráv (včetně automatického ukládání zpráv do klientské databáze), vyhledávání
datových schránek a umožnění přístupu k datové schránce pouze určeným uživatelům (centrální odesílání a příjem datových zpráv).
Veškeré, jak přijaté, tak odesílané zprávy jsou ukládány bezpečným způsobem do databáze. Nehrozí tak jejich ztráta po automatickém odstranění z
datové schránky (všechny datové zprávy jsou po 90 dnech z datové schránky automaticky odstraněny).
Počet datových zpráv které lze uložit není omezena počtem. Jediné omezení je celkovou velikostí všech ukládaných dat na 1 GB (gigabyte), což
odpovídá přibližně 10 tisícům datových zpráv (počítána průměrná velikost 100 kB na jednu datovou zprávu).
Uživatelské role
Jednoduché uživatelské role - administrátor (má veškerá práva; smí přidávat uživatele, má přístup k datovým schránkám a právo manipulovat s dokumenty),
podatelna (má přístup k datovým schránkám a má právo manipulovat s dokumenty) a běžný uživatel (má právo pracovat s dokumenty) - pomocí nichž lze
delegovat práva jednotlivým uživatelům.
Jednoznačné vlastnictví dokumentů
Každý dokument má vždy svého (jediného) vlastníka, který má jediný právo manipulovat s dokumentem. Ostatní uživatelé smí prohlížet dokument na základě
úrovně přístupu, jež nastavuje vlastník dokumentu (běžný dokument, neveřejný dokument).
Oběh dokumentů a historie
Uživatelé si mohou dokumenty předávat mezi sebou (tím se mění vlastník dokumentu). Každá (nejen) taková změna je ukládána do historie dokumentu společně
s datem a identifikací uživatele který operaci provedl. Tuto historii je možno kdykoli zobrazit.
Podací deník, čísla jednací
Každému dokumentu je automaticky přidělováno číslo jednací a je zakládán do podacího deníku. Tento podací deník je možno vytisknout.
Přílohy a elektronický obraz
Ke každému dokumentu je možno uložit jakýkoli soubor jako elektronický obraz dokumentu, či libovolný počet příloh. Jako přílohu lze uložit i pouze
odkaz na přílohu (bez faktického uložení souboru).